20-03-2018

Bruk av e-post

Bakgrunn:

Regionen får flere 10-talls e-poster i uken fra medlemmer, klubber, distrikts- og tjenesteledere og andre eksterne samarbeidspartnere. Disse leses ofte raskt på mobiltelefon eller nettbrett, men mange kan ikke besvares der og da. Vi må derfor gå tilbake i leste e-poster og sørge for at avsender får et tilfredsstillende svar.

Løsning:

Vi har i løpet av året etablert flere e-post-adresser, hver til sitt bruk.

Regionsleder og styremedlemmene har sine egne private e-post-adresser. Disse fremgår av medlemshåndboka, side 7. Disse benyttes i hovedsak til 1 til 1 kommunikasjon og opp­følging av mindre saker med få berørte/involverte.

Regionen har sin egen offisielle e-post-adresse: ysmen.region.norge(at)gmail.com. Den­ne adressen benyttes ved utsendelser av post til organisasjonen og mottak av post fra våre sam­arbeidspartnere. Denne er tilgjengelig for flere i regions­styret. Det er også flere som sender ut e-post fra denne postboksen.

For å få hjelp til å registrere alle endringer til medlemsregisteret, nytt styre, endringer i møtetider, vennskapsklubber, etc (alt som berører adressedelen i medlems­hånd­boka) må man benytte: ysmen.medlemservice.norge(at)gmail.com. Denne adressen håndteres av regionens tjenesteleder for Portalbuzz.

For alle henvendelser som er knyttet til påmelding, avmelding, spørsmål til regions­konferansen, benyttes denne: ysmen.rk.norge(at)gmail.com. Her har lokal­komiteen for konferansen tilgang og kan sende ut informasjon, bekreftelser etc til alle klubber og påmeldte.

Bruk av tittel/emne-feltet og navn på vedlegg:

Når vi sender ut en e-post, prøver vi å legge inn en saksbeskrivelse i tittel/emne-feltet. Når vi mottar e-poster fra organisasjonen, forventer vi at det fremgår av tittel/emne hva saken angår og at den sendes til den e-posten som er meste relevant. Det gir de beste resultater.

I noen sammenhenger sender vi ut et skjema som vi ønsker utfylt i retur på e-post. Vi setter pris på hvis avsender i dokumentets navn legger inn hvem som er avsender. F.eks: Vi sender ut et dokument som heter «Aktivitetsrapport 2017-2018». Nå dokumentet lagres legger dere inn klubbens navn først: «Svithun Aktivitetsrapport 2017-2018» og returneres med denne navnet. Da slipper vi å få 48 dokumenter i retur med samme navn.

Svarstid

Vi prøver på å gi et svar innen 2-3 dager. Hvis et svar ikke er mottatt i løpet av en uke, kan du purre ved å sende e-posten på nytt. Det kan skje at vi overser en sak som er sendt inn.